MANAJEMEN PERSEDIAAN
Persediaan menjadi sangat penting karena persedian berhubungan dengan pembentukan keunggulan kompetitif jangka panjang.
Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :
- Kualitas 5. Kapasitas berlebih
- Rekayasa Produk 6. Kemampuan merespon pelanggan
- Harga 7. Tenggang waktu
- Lembur 8. Profitabilitas keseluruhan
Artinya : Perusahaan dengan tingkat persediaan lebih tinggi dari perusahaan lain -> memiliki kecendrungan untuk berada dalam kompetitif yang lebih rendah (persediaan tinggi -> biaya persediaan tinggi -> biaya tinggi -> mempengaruhi laba)
Apa Itu Biaya Persediaan ???
Ada 2 (dua) kemungkinan :
1. Dunia Penuh Kepastian -> dimana permintaan akan suatu produksi / bahan baku diketahui dengan pasti untuk periode tertentu, sehingga dikenal 2 biaya utama :
1.a. Jika bahan baku dibeli dari luar -> biaya pemesanan* dan biaya penyimpanan
1.b. Jika bahan baku diproduksi -> biaya persiapan* dan penyimpanan
*) mewakili biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh persediaan
2. Dunia Tidak Pasti -> dimana permintaan tidak diketahui secara pasti -> muncul katagori biaya ke-3 dari biaya persediaan yaitu : biaya habisnya persediaan
Biaya Pemesanan / Ordering Cost : biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Contoh : Biaya pemrosesan pesanan , biaya asuransi untuk pengiriman, biaya pembongkaran
Biaya Persiapan atau penyetelan / Setup Cost : biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Contoh : biaya uji coba produksi
Biaya Penyimpanan / Carrying Cost : biaya untuk menyimpan persediaan. Contoh : Biaya asuransi, pajak persediaan, keusangan dan biaya ruang penyimpanan.
Biaya Habisnya Persediaan / Stockout Cost : Biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika diminta pelanggan. Contoh : penjualan yang hilang (baik saat ini maupun dimasa yad)
Alasan Tradisional Punya Persediaan :
1. Laba Maximal -> Turut meminimalkan biaya yang berkaitan dengan persediaan
Minimalkan biaya penyimpanan -> mendukung produksi sedikit saja
Minimalkan biaya pemesanan -> mendukurng pemesanan dalam jumlah besar
Artinya -> menyeimbangkan biaya pemesanan / persiapan dengan biaya penyimpanan
2. Memenuhi permintaan pelanggan (dalam memenuhi tanggal pengiriman)
3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :
a. Kerusakan Mesin
b. Kerusakan Komponen
c. Tidak tersedianya komponen
d. Pengiriman komponen yang terlambat
4. Mendapatkan potongan harga jika beli dalam jumlah banyak
5. Proses produksi yang tidak dapat diandalkan -> selalu hasilkan produk rusak
6. Hindari resiko kenaikan harga dimasa yad
Economic Order Quantity : Model Persediaan Tradisional
EOQ merupakan contoh dari system persediaan yang didorong (push inventory system) -> perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa mendatang – bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.
1. Biaya Persediaan = Biaya pemesanan / Persiapan + Biaya penyimpanan
TC = PD/Q + CQ/2 ………..(1)
dimana :
P : Biaya penempatan dan penerimaan pesanan/biaya persiapan pelaksanaan produksi
D : Jumlah permintaan tahunan yang diketahui
Q : Jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan
C : Biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun
Missal : Sebuah usaha reparasi lemari es (dimana komponen dibeli dari pemasok eksternal)
D = 10.000 unit P = $25 perpesanan
Q = 1.000 unit C = $2 perunt
Biaya persediaan = (10 kali pesanan X $25/pesanan) + ($2 x (1000 unit /2)
= $1.250
Artinya : Kuantitas pesanan sebanyak 1.000 dengan total biaya $1.250 apakah sudah merupakan pilihan terbaik (biaya terkecil) -> Itu sebabnya perlu EOQ !!!
EOQ / Q = √ 2PD/C
= √ (2 x $25 X 10.000) : $2
= √ 250.000
= 500 unit -> Pemesanan 500 unit tiap kali pesanan -> 20 x pesanan merupakan hitungan yang menghasilkan biaya persediaan terkecil -> masukan ke pesamaan (1) -> Biayanya menjadi $1.000 (Bandingkan dengan Q = 1.000 unit -> biaya $1.250)
Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point / ROP)
-> Titik dimana suatu pesanan baru harus dilakukan (atau persiapan dimulai)
-> Fungsi dari EOQ, tenggang waktu dan tingkat dimana persediaan hampir habis
Tenggang waktu / Lead Time : waktu yang dibutuhkan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanan dilakukan atau persiapan dimulai
ROP = Tingkat Penggunaan x Tenggang Waktu
Misal : Contoh di atas. Produsen gunakan 50 komponen / hari dengan tenggang waktu 4 hari -> ROP = 50 x 4 = 200 unit -> Saat persediaan 200 unit sudah harus pesan lagi.
Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali
Jika permintaan atas komponen atau produk tidak diketahui dengan pasti, maka ada kemungkinan terjadinya kehabisan persediaan. Sebagai contoh, jika komponen lemari es digunakan pada tingkat 60 komponen perhari dan bukan 50, maka sesuai perhitungan ROP diatas sebesar 200 komponen akan habis dalam waku 3 1/3 hari dan aktivitas reparasi yang membutuhkan komponin ini akan menganggur 2/3 hari.
Guna menghindari hal ini, organisasi sering menyimpan persediaan pengaman (safety stock) -> persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan.
Contoh : Jika penggunaan maksimal komponen lemari es 60 unit perhari dan rata-rata penggunaan adalah 50 unit perhari, dan tenggang waktu 4 hari, maka persediaan pengaman dihitung sb:
Safety Stock = Penggunaan maksimal 60
Rata-rata penggunaan 50
Selisih 10
Tenggang waktu x 4 hari
Safety stock 40 unit
ROP = ROP semula + Safety Stock
= 200 + 40 = 240 unit
EOQ, ROP dan SAFETY STOCK pada Perusahaan Manufaktur
Benson Company, manufaktur besar pembuat alat-alat pertanian yang memiliki beberapa pabrik. Manajer di baprik Barat Tengah ini mencoba menentukan ukuran produksi untuk bagian pembuatan mata pisau. Ia yakin bahwa ukuran lota yang ada sekarang terlalu besar dan ingin mengidentifikasi jumlah yang harus diproduksi agar dapat meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya persiapan. Ia juga ingin menghindari kehabisan persediaan karena setiap kehabisan persediaan itu akan menutup Departemen Perakitan.
Guna membantu manajer tersebut membuat keputusan, kontroler perusahaan telah menyedian informasi beriktut :
Permintaan rata-rata mata pisau 320 perhari
Permintaan maksimal mata pisau 340 perhari
Permintaan tahunan mata pisau 80.000
Biaya penyimpanan perunit $5
Biaya persiapan $12.500
Tenggang waktu 20 hari
EOQ = √ 2PD/C -> √ 2 x 12.500 x 80.000 : 5 -> √400.000.000 -> 20.000 belati
Safety Stock : Penggunaan maksimal 340
Penggunaan rata-rata 320
Selisih 20
Tenggang waktu x 20
Safety Stock 400
ROP = (Penggunaan rata-rata x tenggang waktu) + Safety stock
= (320 x 20) + 400 -> 6.800 unit
Kebaikan EOQ :
· Persediaan tradisional baik bagi beberapa kasus seperti persediaan obat yang penting untuk mengatasi serangan jantung
· Menyeimbangkan biaya persiapan biaya persiapan dan penyimpanan yang memaksimumkan laba atau meminimumkan biaya
· Saat biaya persiapan tinggi jadi lebih baik buat produk dengan jumlah besar
· Sangat baik saat mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian.
MANAJEMEN PERSEDIAAN JIT
A. Perbandingan Manufaktur JIT dan Tradisional -> table 19-4 dan 19-6
B. Biaya Persiapan dan Penyimpanan : Pendekatan JIT
JIT merupakan pendekatan yang meminimalkan total biaya penyimpanan dan biaya persiapan yang sangat berbeda dari trandisional. Dalam JIT, tidak menerima biaya persiapan (atau biaya pemesanan) malah JIT mencoba menekan hingga nol -> sehingga biaya yang tersisa untuk dikurangi adalah biaya penyimpanan -> yang dicapai dengan mengurangi persediaan sampai tingkat yang sangat rendah.
Biaya Pemesanan dikurangi dengan cara :
1. Kontrak Jangka Panjang dengan Pemasok
2. Pengisian Kembali Yang Berkesinambungan (continuous replenishment)
-> Pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer dengan memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali dan pengecer meninjau usul ini.
Contoh : Yang dijalankan Wal-Mart dan Proctec & Gamble
3. Pertukaran Data Elektronik (Electronic data interchange –EDI)
-> suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang intinya : suatu metode terotomatisasi dari pengiriman informasi dari computer ke computer.
-> EDI memungkinkan para pemasok mengakses database para pembeli, sehingga memungkinkan pemasok tahu kapan pembeli butuh pesanan barang -> karena ada tukuren barang
4. JIT II
-> Kemitraan JIT ke tingkat yang lebih tinggi, dengan menempatkan wakil pemasok yang bekerja di lapangan (secara penuh), difasilitasi pelanggan tetapi dibayar oleh pemasok, menghadiri pertemuan perencanaan produksi, memiliki otoritas untuk membuat pesanan atas nama pelanggan. Contoh : JIT II yang dijalankan oleh IBM, Intel, AT&T dll
KETERBATASAN JIT
1. Sering timbul masalah dengan pemasok, meski ada kontrak jangka panjang
2. Pandangan negative dari karyawan yang merasa diperas tenaganya
3. Jika tidak dijalankan dengan baik -> ada resiko kehilangan penjualan yang bisa jadi meruakan penjualan yang hilang selamanya
Bahan Latihan
1. Sebuah toko perbaikan TV local menggunakan 36.000 unit suku cadang tiap tahun (rata-rata 100 unit setiap hari kerja). Biaya penempatan dan penerimaan pesanan $20. Toko memesan dalam lot berisi 400 unit. Biaya penyimpanan perunit pertahun $4
Diminta :
1. Hitunglah total biaya pemesanan tahunan
2. Hitunglah total biaya penyimpanan tahunan
3. Hitunglah total biaya persediaan tahunan
4. Hitunglah EOQ
5. Hitunglah total biaya persediaan tahunan dengan gunakan kebijakan EOQ
6. Berapa yang dihemat setiap tahun dengan gunakan EOQ dibanding dengan menggunakn ukuran pesanan sebanyak 400 unit
7. Hitungkah titik ROP, dengan asumsi lead time 3 hari
8. Anggaplah penggunaan suku cadang bisa menacapai 110 unti perhari. Hitunglah persediaan pengaman dan ROP yang baru.
2. Hurst Company menjual peralatan medis. Suatu bahan baku yang dipesannya adalah plastic. Plastik dicairkan dan ditempatkan dalam cetakan yang digunakan untuk memproduksi berbagai instrument. Informasi yang didapatkan untuk bahan baku plastic adalah sbb:
Kuantitas pesanan ekonomis 120.000 pon
Penggunaan harian rata-rata 8.000 pon
Penggunaan harian maksimal 12.000 pon
Tenggang waktu 3 hari
Diminta : ROP bila tidak ada dan ada safety stock yang disimpan.
Istilah lead time biasa digunakan dalam sebuah industri manufaktur. Artinya adalah waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi order. Mulai dari datangnya order hingga produk yang dipesan sampai ke tangan customer.
Dari pengertian di atas bisa diuraikan komponen atua variabel penyusun lead time, yaitu:
- Waktu order, yaitu waktu yang diperlukan untuk memenuhi dokumen order, termasuk spesifikasi teknis dari produk yang dipesan.
- Waktu persiapan bahan, yaitu waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan bahan-bahan yang akan digunakan untuk membuat produk. Biasanya dilakukan dalam MRP (Material Requirement Planning) atau PPIC (Production Planning & Inventory Control)
- Waktu produksi, yaitu waktu yang diperlukan untuk membuat produk yang dipesan. Termasuk di dalamnya adalah waktu untuk inspeksi atau quality control dan perpindahan material dari mesin ke mesin.
- Waktu pengiriman, yaitu waktu yang diperlukan untuk mengirim produk jadi kepada customer.
Berikut ini konsep-konsep yang biasa digunakan untuk mereduksi lead time:
- Konsep Lean. Adalah sebuah konsep yang menekankan pada identifikasi jenis aktifitas value-adding activity, non-value-adding activity dan necessary but non-value-adding activity serta pemborosan atau waste kemudian melakukan identifikasi penyebab terjadinya waste dan tipe aktifitas tersebut, kemudian melakukan upaya untuk mengeliminasi non-value-adding activity serta waste yang ada. Konsep Lean ini diadopsi dari sistem produksi Toyota.
- Konsep Lean Sigma. Konsep ini menggabungkan antara konsep lean dari Toyota dengan konsep Six Sigma dari Motorola. Six Sigma sendiri bertujuan untuk Zero Defect atau produksi tanpa cacat. Tujuannya dari Lean Sigma adalah memproduksi dengan tingkat toleransi kecacatan maksimal 3-4 per satu juta produk!
- Poka Yoke atau Error Proofing, yaitu mencegah sebuah kesalahan sebelum kesalahan itu terjadi.
- Line Balancing, yaitu menyeimbangkan aliran produksi komponen produk pada setiap stasiun kerja berdasarkan waktu proses dan kebutuhan.
- Ergonomi dan K3, yaitu mengupayakan supaya tercipta suasana kerja yang ENASE (Efektif, Nyaman, Aman, Sehat serta Efisien).
- 5S (Seiri/Sort, Seiton/Set in order, Seiso/Shine, Seiketsu/Standardize, Shitsuke/Sustain) di dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai 5R (Resik, Rapi, Ringkas, Rawat, Rajin).
- Just in Time (JIT), yaitu upaya untuk memproduksi produk sesuai dengan jumlah dan waktu yang dibutuhkan.
- dan sebagainya.
Total Quality Management (TQM)
Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Menyeluruh adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu dari berbagai praktek manajemen serta usaha peningkatan dan pengembangan produktivitas. Di masa lampau, literatur manajemen berfokus pada fungsi-fungsi kontrol kelembagaan, termasuk perencanaan, pengorganisasian, perekrutan staf, pemberian arahan, penugasan, strukturisasi dan penyusunan anggaran. Konsep manajemen ini membuka jalan menuju paradigma berpikir baru yang memberi penekanan pada kepuasan pelanggan, inovasi dan peningkatan mutu pelayanan secara berkesinambungan. Faktor-faktor yang menyebabkan lahirnya "perubahan paradigma" adalah menajamnya persaingan, ketidak-puasan pelanggan terhadap mutu pelayanan dan produk, pemotongan anggaran serta krisis ekonomi. Meskipun akar TQM berasal dari model-model perusahaan dan industri, namun kini penggunaannya telah merambah sturuktur manajemen, baik di lembaga pemerintah maupun lembaga nirlaba.TQM memperkenalkan pengembangan proses, produk dan pelayanan sebuah organisasi secara sistematik dan berkesinambungan. Pendekatan ini berusaha untuk melibatkan semua pihak terkait dan memastikan bahwa pengalaman dan ide-ide mereka memiliki sumbangan dalam pengembangan mutu. Ada beberapa prinsip-prinsip fundamental yang mendasari pendekatan semacam itu, seperti mempromosikan lingkungan yang berfokus pada mutu; - dimana terdapat komunikasi terbuka dan rasa kepemilikan pegawai - sistem penghargaan dan pengakuan; pelatihan dn pendidikan terus menerus, dan pemberdayaan pegawai.
Di Indonesia, TQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1980-an dan sekarang cukup populer di sektor swasta khususnya dengan adanya program ISO 9000. Banyak perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara telah mengadopsi TQM sebagai bagian dari strategi mereka untuk kompetitif baik di tingkat nasional mupun internasional. Tetapi TQM kurang begitu dikenal di sektor publik. Namun kini keadaan sudah berubah, faktor-faktor yang mendorong sektor swasta untuk beradaptasi dengan konsep ini, juga memiliki dampak terhadap cara pemerintah menyediakan pelayanan.
Indonesia kini berada dalam periode transisi, dari gaya pemerintahan otoriter yang sangat sentralistik menuju ke gaya pemerintahan bottom-up yang desentralistik, dimana pemerintah daerah berada dalam proses menerima otonomi daerah. Masa transisi ini berlangsung dalam masa krisis ekonomi dan restrukturasi yang memaksa pemerintah untuk mengeksplorasi model-model pengadaan pelayanan alternatif. Sebenarnya, UU No. 22 1999 (mencakup kepemerintahan daerah) memiliki potensi untuk mentransformasi cara pemberian pelayanan oleh pemerintah secara dramatis. UU ini bertujuan untuk memberdayakan pemerintah daerah, menguatkan masyarakat lokal dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks inilah terdapat peluang yang berharga untuk memperkenalkan dan melaksanakan TQM.
Dalam pengalaman DELIVERI di sektor peternakan, TQM telah memainkan peran penting dalam merubah perilaku dari tingkat petani hingga tingkat manajemen senior. Evaluasi terhadap pelaksanaan TQM mengidentifikasi peningkatan tingkat kepuasan pelanggan dan kualitas pelayanan pada program inseminasi buatan di Kabupaten Bulukumba dan Barru. Di Minahasa, Juru Kesehatan Hewan Masyarakat memenuhi kebutuhan para petani terhadap perawatan kesehatan hewan dengan biaya terjangkau.
Namun demikian, penerapan TQM adalah suatu proses jangka panjang dan berlangsung terus menerus, karena budaya suatu organisasi sangatlah sulit untuk dirubah. Faktor-faktor yang membentuk budaya organisasi seperti struktur kekuasaan, sistem administrasi, proses kerja, kepemimpinan, predisposisi pegawai dan praktek-praktek manajemen berpotensi untuk menjadi penghambat perubahan. Terkadang kekuasaan paling penting di sektor publik tidak ditemukan dalam organisasi, tetapi lebih sering terdapat pada sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sistem pendidikan, personalia, peraturan dan anggaran berada di luar kekuasaan organisasi sektor publik.
Selain hambatan-hambatan yang berada di luar ruang lingkup sebuah organisasi, terdapat kendala lain yang khas di setiap organisasi, seperti kurangnya akuntabilitas terhadap pelanggan, tidak jelasnya visi dan misi, penolakan terhadap perubahan dan lemahnya komitmen di kalangan manajer senior untuk menerapkan TQM.
Potensi keberhasilan TQM sudah nampak dan dampaknya pun bisa diperlihatkan, sekarang yang dibutuhkan adalah keputusan untuk melaksanakan TQM. Hal ini mestinya menjadi bagian dari suatu strategi untuk meningkatkan komitmen lembaga- lembaga publik untuk memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar